Большую часть времени провожу за компьютером, где использую Аутлук (постоянно включен, каждый минут 10-20 заглядываю).

Если куда ухожу, то перед уходом опять же заглядываю в Аутлук, чтобы посмотреть список дел, которые должен сделать там, куда иду; обычно это не более нескольких дел, поэтому их запоминаю и не записываю никуда, если больше — записываю на бумажку, которую выбрасываю по завершении всех дел.

Если где-нибудь приходит мысль, идея или задача, которую боюсь забыть, а компа рядом нет, записываю на диктофон (вынес отдельной кнопкой на телефоне), а потом прослушиваю накопившиеся задачи и «синхронизирую» с Аутлуком.

с оптимизировать время конечно же можно, только каждый должен определить, для себя, зачем ему это

http://www.gtdgmail.com/ надо будет посмотреть, что за штука.

А хранить все важные данные (а можно и аську/почту и т.п.) удобно на флешке (достаточно даже 32мб), защищенной паролем.

И еще вопрос немного не по теме: где лучше организовать и хранить
следующую инфу: пароли, логины, данные по доменам, даты продления, контакты? Чтобы хранить все в одном месте с удобным, но защищенным доступом.
Как вы решили для себя этот вопрос?

Svift, каждому свое, это однозначно! Я за то, чтобы пробовать различные подходы к организации и оптимизации своей деятельности.

Требуется поиск по категориям, по тегам и по тексту.
Фича должна быть онлайновая идеально. Но может и программкой.

Кстати, интересно было бы почитать, как планирование влияет на жизнь. Есть у кого-нибудь опыт «до» и «после»?